“Echt serieus?!” Mijn wenkbrauwen kropen omhoog, volledig ongehinderd door de dure botox in mijn voorhoofdspieren... “Wat bedoel je precies met de leveringsvoorwaarden later onderhandelen, dichter bij het moment dat de apparatuur klaar is? Het leveringscontract is vijf maanden geleden al getekend... op basis van een lump sum.”

De projectmanager [Mark] keek me rustig aan. “We hoefden die details niet vast te leggen op het moment van contractondertekening. We hadden haast en stonden onder druk van stakeholders, dus we hebben het contract zo getekend.”

Ik moest even pauzeren. Kort diep inademen, lang uitademen en vertrekken voor een kop koffie — mijn tactiek om niet in een reactieve modus te schieten. Simpelweg mezelf uit de ruimte halen en mezelf tijd geven om de input te verwerken.

Terwijl ik met mijn latte bezig was, opende ik het contract-pdf nog eens. Ik kon mijn ogen niet geloven. Volgens het contract was de leveringsvoorwaarde “EXW, EU multiple sites” en stond er ergens in de tekst nog een klein commentaar dat de leverancier geen verpakking van de apparatuur verzorgt. Mooi detail om in gedachten te houden trouwens. Vooral als je geen idee hebt op welke geografische locaties je je volumineuze, gedemonteerde apparatuur moet ophalen — iets in de orde van meerdere 40ft containers aan volume en grote opslagtanks, elk ongeveer ter grootte van een 20ft container.

Om dit te vertalen voor iemand die geen Incoterms-taal spreekt: stel je voor dat je een brouwerij hebt besteld. Wanneer die uit verschillende onderdelen wordt opgebouwd — buizen, tanks, besturingsunits enzovoort — heeft die uiteindelijk ongeveer het formaat van een vrijstaand huis voor een gezin van drie. Die fabriek bestaat dus uit vier à vijf grote stukken apparatuur, daarnaast losse buizen, bogen, kleppen, kabels, elektrische apparatuur enzovoort. En volgens de overeenkomst betaal je de leverancier XXX valuta-eenheden om dit volgens jouw unieke bestelling te produceren en het vervolgens aan jou te leveren op een afgesproken plaats en in een afgesproken vorm, staat en conditie. Gedemonteerd.

En dan teken je een contract waarin je ermee akkoord gaat om al die apparatuur zelf op te halen.

Dat betekent: je moet je eigen vrachtwagens regelen, kranen regelen — want EXW betekent dat de leverancier standaard niet verplicht is om de lading op vrachtwagens, spoorwagons of iets dergelijks te laden — mensen regelen voor het laden en lossen, alle apparatuur verpakken volgens de transportvereisten en veiligheidsregels, dus je moet die regels op de een of andere manier ook kennen. En met dit alles weet je niet eens vanaf welke vijf geografische locaties je je lading moet ophalen.

Hoe klinkt dat? Zou jij een contract onder deze voorwaarden tekenen? Ik ben oprecht benieuwd.

Voor mij was het destijds een behoorlijke uitdaging. Transport regelen is geen hogere wiskunde. Maar je hebt geen idee van de werkelijke kosten aan jouw kant: speciale verpakking van losse en volumineuze apparatuur is een kostbaar onderdeel van het budget. Net als transport vanaf onbekende locaties. Liggen die leveringslocaties binnen 200 kilometer van elkaar? Of misschien binnen 2.000 kilometer? Een budget en planning maken voor zo’n transportproject leek onmogelijk zolang alle geografische punten niet bekend waren.

Slechts twee ontbrekende details in een leveringscontract maakten er een groot probleem van dat uiteindelijk op de schouders van de koper terechtkwam...

TIP: Wanneer je leveringscontracten tekent — voor goederen, werken of diensten — aarzel dan niet om een professionele supply chain officer in de buurt te vragen er even snel doorheen te kijken voordat je tekent. Gewoon voor de zekerheid... Je wilt niet later in de uitvoering van je project voor verrassingen komen te staan.